Come catalogare una collezione d’arte?

Un buon inventario aggiornato periodicamente delle opere possedute è importante nel caso di furto o danni derivanti da fuoco o acqua per la richiesta di risarcimenti alle assicurazioni o per descrivere le opere alle autorità per la ricerca della refurtiva.
Le informazioni ed i documenti che devono essere raccolti sulle opere sono:

autore, titolo, anno, tecnica, materiale, dimensioni
note varie (esposizioni, pubblicazioni, iscrizioni, bibliografia)
una o più fotografie a colori
eventuale fotografia autenticata
la data ed il prezzo di acquisto ed eventuale ricevuta o fattura
eventuale valore assicurato
eventuale valore di stima
il nome o la ragione sociale del venditore
le condizioni
dove è custodita l’opera ed eventuali ricevute
un numero univoco di inventario
Per quanto riguarda la documentazione fotografica, se si hanno molte opere di piccole dimensioni si possono anche fotografare raggruppate avendo cura di numerarle e di posizionare davanti a loro un righello di 20 cm. per fornire un riferimento dimensionale.
Nel caso di grandi collezioni un’alternativa è anche quella di realizzare un video durante il quale possono essere registrate a voce le informazioni descrittive delle opere riprese.
Un copia dell’inventario, di eventuali documenti, delle foto o del video deve essere conservata in un posto sicuro diverso dal luogo in cui sono custodite le opere e i documenti originali.